В Aisar можно настроить, какие переписки будут доступны каждому сотруднику. Это удобно, если в центре с клиентами работают несколько менеджеров и не нужно, чтобы каждый сотрудник видел все диалоги.
По умолчанию сотрудники, у которых есть доступ к Aisar, видят все переписки центра. Если сотрудники работают с клиентами совместно и ограничивать доступ не нужно, дополнительные настройки не требуются.
Если переписки нужно разделить между сотрудниками, это можно сделать по-разному в зависимости от того, как организована работа в центре.
Как обычно организована работа с перепиской
Сценарий 1. Все сотрудники работают со всеми переписками
Например, у центра один WhatsApp и один менеджер, которые могут отвечать любому клиенту. В этом случае ничего дополнительно настраивать не нужно, сотрудник продолжает видеть общие переписки.
Сценарий 2. Сотрудники работают с разными каналами
Подходит, если у центра подключено несколько номеров WhatsApp или других каналов и за каждым из них отвечает определённый сотрудник. Например, на первый номер WhatsApp отвечает менеджер Алия, а на второй менеджер Дана.
Можно настроить доступ так, чтобы каждый менеджер видел только переписки своего канала. Для этого используется разделение доступа по каналам.
Сценарий 3. Сотрудники работают с одного номера, но с разными клиентами
Подходит, если у центра один общий WhatsApp, но клиенты распределяются между менеджерами. Например, Алия работает со своими клиентами, а Дана со своими, при этом обе используют один и тот же номер WhatsApp.
Можно настроить систему так, чтобы каждый менеджер видел только переписки закрепленных за ним клиентов. Для этого используется распределение переписок по ответственным сотрудникам.
Какой способ выбрать?
- Если все сотрудники работают со всеми клиентами, ничего настраивать не нужно.
- Если у сотрудников разные номера или каналы, нужно разделить доступ по каналам.
- Если номер общий, но у каждого менеджера свои клиенты, нужно распределить клиентов по ответственным.
Прежде чем начать
Способ 1. Разделить сотрудников по каналам
Данный способ подходит, если у центра подключено несколько номеров WhatsApp или других каналов. Настройка выполняется не в CRM, а непосредственно в приложении Aisar, поэтому важно понимать, как связаны между собой эти две системы.
Как создается аккаунт в Aisar
Umai CRM и Aisar работают вместе. В CRM ведётся работа с клиентами и их данными, а в Aisar происходит переписка с ними в WhatsApp, Instagram и других подключённых каналах.
При переходе в раздел «Настройки» далее «Aisar», и принятии условий использования автоматически создаётся главный аккаунт на стороне Aisar. Отдельно регистрироваться не нужно. Для входа используются те же электронная почта и пароль, что и в Umai CRM.
Привязка пользователей к Aisar
Привязка и создание аккаунтов Aisar происходят в настройках, в разделе Aisar, в блоке «Привязка пользователей к AISAR».
Слева отображается список сотрудников CRM с именем и email. Справа для каждого можно выбрать существующий аккаунт Aisar по email. Если аккаунта ещё нет, его можно создать кнопкой «Создать в AISAR».Первый подключённый канал становится основным каналом WhatsApp для отправки.
Когда все необходимые аккаунты выбраны или созданы для всех нужных сотрудников, нужно нажать «Сохранить маппинг».
Как войти в Aisar
1. Перейти на aisar.app.
2. Ввести электронную почту и пароль от Umai CRM.
3. Нажать «Войти».
Если войти с текущим паролем не получается, следует нажать «Забыли пароль?» и восстановить доступ. После входа откроется аккаунт Aisar, где можно перейти к настройке каналов и доступов.
Как настроить доступ к каналу
Чтобы конкретный сотрудник видел переписки только со своего номера, для него нужен отдельный подключённый канал, а сам канал нужно закрепить за этим сотрудником.
1. В боковой панели перейти в раздел «Настройки».
2. В разделе интеграции выбрать «Каналы». На экране отобразятся все подключённые каналы.
3. Нажать на три точки нужного канала и открыть подробности.
4. Перейти на вкладку «Права доступа».
5. В поле «Разрешённые пользователи» нажать на плюс и выбрать сотрудника, за которым закреплён номер этого канала.
6. Повторить эти шаги для остальных каналов и сотрудников.
Добавлять сотрудников в «Заблокированные пользователи» того же канала не обязательно. Если для канала уже указан разрешённый пользователь, остальные сотрудники не увидят его переписки.
После настройки доступ останется только у выбранного сотрудника и администратора. Администратором автоматически назначается руководитель, который видит переписки по всем каналам.
При необходимости роль сотрудника в Aisar можно изменить. Для этого в боковой панели нужно перейти в раздел «Настройки», в блоке «Основные» выбрать раздел «Пользователи», нажать на три точки нужного сотрудника, выбрать «Редактировать» и в поле «Роль» указать нужную.
Способ 2. Распределить переписки по ответственным сотрудникам.
Данный способ подходит, если у центра один общий номер WhatsApp, а клиентов нужно распределить между сотрудниками. Настройка выполняется полностью на стороне Umai CRM, важно только, чтобы интеграция с Aisar была подключена и сообщения приходили в CRM.
Лиды и ученики распределяются между сотрудниками через поле «Ответственный», а видимость переписок настраивается так, чтобы каждый сотрудник работал только со своими клиентами.
Например, на один номер WhatsApp поступают заявки от ста клиентов. С ними работают три менеджера, и каждый отвечает за свою группу клиентов и видит соответствующие переписки в Aisar.
Как назначить ответственного
Видимость переписок работает только для тех лидов и учеников, у которых указан ответственный сотрудник. Назначить его можно двумя способами:
1. В Канбане — в карточке лида, в поле «Ответственный».
2. В карточке ученика — в верхнем блоке, также в поле «Ответственный».
Если у клиента ответственный не назначен, его чат остаётся доступным всем сотрудникам с ролью, для которой ограничение видимости не включено.
Привязанные аккаунты и назначенные ответственные позволяют настроить видимость переписок в роли. Для этого включите соответствующую настройку.
Как ограничить видимости в роли
Ограничение задаётся на уровне роли и применяется сразу ко всем сотрудникам с этой ролью. Настроить видимость индивидуально для одного сотрудника нельзя.
Чтобы включить ограничение, нужно открыть настройки, перейти в раздел «Роли» и открыть редактирование нужной роли.
В блоке «Видимость данных» доступны переключатели «Видит только своих лидов» и «Видит только своих учеников». Например, если у менеджера Анны и менеджера Данияра закреплены разные ученики и для их роли включена настройка «Видит только своих учеников», Анна в Aisar увидит переписки только своих учеников, а Данияр только своих. Так же работает и переключатель для лидов.
Похожий переключатель «Менеджеры видят только свои лиды» есть и в настройках Канбана, на экране «Распределение лидов». В Канбане же настраивается, как именно ответственный назначается новым лидам. Это может происходить равномерно между сотрудниками, вручную или по каналу Aisar. От этой настройки зависит, кто окажется ответственным за лида и, соответственно, кто увидит его переписку в Aisar.
Отдельно стоит различать видимость переписок от того, что сотрудник может в них делать.
Права на действия в чатах
Важно учитывать:
- Разделять доступ необязательно. Если команде удобно работать с общими переписками, можно ничего не менять.
- Если у сотрудников разные номера или каналы, подходит разделение доступа по каналам. Настройка выполняется в приложении Aisar, и для неё нужен отдельный аккаунт Aisar на каждого сотрудника.
- Сотрудник появится в списке для привязки к Aisar только после того, как активирует личный кабинет в Umai CRM.
- Если номер общий, а клиентов нужно распределить между менеджерами, подходит распределение переписок по ответственным сотрудникам. Эта настройка выполняется на стороне Umai CRM и не требует отдельного аккаунта Aisar.
- Настройка «Видит только своих» задаётся на уровне роли и распространяется на всех сотрудников с этой ролью. Изменить её отдельно для одного человека нельзя.